Preobremenjenost se lahko pojavi v trenutku, ko posamezna naloga sploh ni posebej zahtevna. Odgovoriti moramo na sporočilo. Poklicati nekoga. Dokončati dokument. Kupiti nekaj za dom. Sprejeti odločitev. Preveriti termin. Odgovoriti na elektronsko pošto.
Nič od tega samo po sebi ni nujno preveč.
Toda vse skupaj lahko nenadoma postane preveč.
Takrat ne občutimo samo, da imamo veliko dela. Pojavi se občutek, da ne vemo več, česa bi se lotili najprej. Pozornost skače med nalogami. Tudi med počitkom razmišljamo o tem, kar še ni končano. Majhna dodatna zahteva pa lahko sproži nesorazmerno močan odziv.
Zakaj?
Ker občutek preobremenjenosti ni odvisen samo od količine obveznosti. Pomembno je tudi, koliko stvari hkrati zahteva našo pozornost, koliko odločitev moramo sprejeti, kako pogosto moramo preklapljati med nalogami in koliko nadzora imamo nad vsem, kar se dogaja.
Preobremenjenost: ko problem ni samo količina dela
Predstavljajmo si dva dneva.
Prvi dan imamo eno zahtevno nalogo in tri ure miru, da jo opravimo.
Drugi dan imamo deset manjših nalog.
Med njimi prihajajo sporočila.
Nekdo nas pokliče.
Spomnimo se nečesa, kar smo pozabili.
Dobimo novo elektronsko pošto.
Nekdo želi odgovor.
Medtem skušamo dokončati nalogo, ki smo jo začeli pred dvajsetimi minutami.
Objektivno morda drugi dan ne opravimo več dela.
Subjektivno pa je lahko veliko zahtevnejši.
Razlog je v tem, da naš kognitivni sistem ne obdeluje samo nalog.
Upravljati mora tudi prehode med njimi.
Kaj sem ravno počel?
Kje sem ostal?
Kaj je trenutno najpomembnejše?
Kaj lahko počaka?
Česa ne smem pozabiti?
Kaj zahteva odgovor zdaj?
Preobremenjenost zato ni samo vprašanje:
»Koliko dela imam?«
Pomembno je tudi:
»Koliko različnih zahtev poskušam trenutno držati v svoji pozornosti?«
Naša pozornost ima omejitve
Človeška sposobnost razmišljanja je izjemna.
Ni pa neomejena.
Ne moremo neomejeno povečevati količine informacij, nalog in odločitev, ki jih hkrati aktivno obdelujemo, ne da bi to vplivalo na naše delovanje.
To je posebej očitno pri večopravilnosti.
V vsakdanjem jeziku pogosto rečemo, da počnemo več stvari hkrati.
Pri številnih miselno zahtevnih nalogah pa v resnici hitro preklapljamo med njimi.
Pišemo dokument.
Pride sporočilo.
Preberemo ga.
Odgovorimo.
Vrnemo se k dokumentu.
Pride klic.
Po klicu ponovno iščemo mesto, kjer smo ostali.
Raziskave preklapljanja med nalogami kažejo, da takšni prehodi niso brez kognitivnih stroškov. Pri spremembi naloge so odzivi praviloma počasnejši in pogosto tudi bolj nagnjeni k napakam kot pri ponavljanju iste naloge.
To ne pomeni, da je preklapljanje vedno slabo.
V sodobnem življenju je pogosto potrebno.
Pomeni pa, da deset prekinjenih nalog ni psihološko enako eni neprekinjeni nalogi.
Zakaj nas prekinitve utrudijo?
Prekinitev ni samo čas, ki ga porabimo za nekaj drugega.
Po prekinitvi se moramo vrniti.
Ponovno priklicati cilj.
Ugotoviti, kje smo ostali.
Ponovno vzpostaviti miselni kontekst.
In pogosto potisniti novo informacijo v ozadje.
Če se to zgodi nekajkrat, morda ni posebej problematično.
Če se dogaja ves dan, pa se delo lahko spremeni v zaporedje kratkih fragmentov.
Zvečer smo bili ves čas zaposleni, vendar imamo občutek, da nismo ničesar zares dokončali.
To je eden od razlogov, zakaj lahko zelo fragmentiran dan deluje izčrpavajoče, čeprav nobena posamezna naloga ni bila izjemno težka.
Informacijska preobremenjenost: ko problem ni več pomanjkanje informacij
Dolgo je veljalo, da več informacij pomeni boljše možnosti za odločanje.
Do določene mere to drži.
Težava nastane, ko količina, hitrost ali kompleksnost informacij presežejo našo sposobnost, da jih smiselno obdelamo.
Elektronska pošta.
Novice.
Sporočila.
Družbena omrežja.
Obvestila.
Dokumenti.
Videoposnetki.
Članki.
Nasveti.
Primerjave.
Možnosti.
Sistematični pregled literature o informacijski preobremenjenosti opozarja, da je digitalizacija povečala pomen tega problema in da rešitve niso samo individualne. Pomembno je tudi, kako so informacije, komunikacija in delo organizirani.
To je pomembno zato, ker preobremenjenosti ne smemo vedno razlagati kot pomanjkanje osebne discipline.
Včasih je okolje preprosto oblikovano tako, da od človekove pozornosti zahteva preveč.
Odprte naloge zasedajo mentalni prostor
Včasih fizično ne delamo ničesar, pa imamo kljub temu občutek polne glave.
Poklicati moram.
Ne smem pozabiti obrazca.
Odgovoriti moram na sporočilo.
Odločiti se moram glede termina.
Kupiti moram darilo.
Dogovoriti se moram za sestanek.
Preveriti moram račun.
Posamezna naloga je majhna.
Toda vse ostajajo odprte.
Če jih skušamo držati samo v spominu, postane del naše pozornosti nekakšen notranji seznam opomnikov.
Zato je lahko zapisovanje nalog koristno že samo zato, ker nam ni treba vsake odprte obveznosti nenehno mentalno osveževati.
Zapis ne opravi naloge.
Ustvari pa zunanji sistem, v katerega lahko nalogo začasno odložimo.
Zakaj je občutek nadzora tako pomemben?
Pet nalog, za katere lahko sami določimo vrstni red in čas, lahko doživljamo drugače kot pet nalog, pri katerih ves čas čakamo na nove zahteve drugih ljudi.
Zato obremenitev ni samo vprašanje količine.
Pomembna je tudi predvidljivost.
Ali vemo, kaj nas čaka?
Ali lahko sami določimo vrstni red?
Ali lahko nekaj prestavimo?
Ali lahko rečemo ne?
Ali lahko nalogo dokončamo brez prekinitve?
Ali pa imamo občutek, da se zahteve pojavljajo hitreje, kot jih lahko obvladujemo?
Ko izgubimo občutek vpliva na tok zahtev, lahko že sama možnost nove naloge postane obremenjujoča.
Telefon zazvoni.
Pride novo sporočilo.
V koledarju se pojavi nova obveznost.
In občutek ni več:
»Imam še eno nalogo.«
Ampak:
»Nikoli ne bom prišel do konca.«
Preobremenjenost ni isto kot duševna izčrpanost
Pojma se lahko prekrivata, vendar nista enaka.
Preobremenjenost opisuje predvsem izkušnjo, da zahteve presegajo naš trenutni občutek sposobnosti, prostora ali nadzora.
Duševna izčrpanost pa bolj poudarja posledico daljšega mentalnega in čustvenega napora.
Lahko smo preobremenjeni že ob pogledu na dan, ki je pred nami.
Lahko pa smo izčrpani po dnevu, ki smo ga uspešno obvladali.
Pogosto se procesa povezujeta.
Če dalj časa živimo z občutkom, da moramo obvladovati več zahtev, kot jih lahko kakovostno predelamo, je razumljivo, da se poveča tudi občutek utrujenosti.
Več o tem sem opisal v članku Duševna izčrpanost: zakaj smo utrujeni tudi po spanju?.
Ko postane vse enako nujno
Eden najbolj neprijetnih trenutkov preobremenjenosti nastane, ko izgubimo občutek prioritete.
Vse se zdi pomembno.
Vse se zdi nujno.
Vse zahteva pozornost.
In prav zato ne vemo, česa bi se lotili.
Takrat lahko naredimo nekaj, kar je na prvi pogled nelogično.
Namesto najpomembnejše naloge začnemo opravljati najmanj zahtevne.
Odgovorimo na nepomembno sporočilo.
Pospravimo mapo.
Preverimo novice.
Uredimo nekaj, kar bi lahko počakalo.
Zakaj?
Ker majhna naloga ponuja nekaj, česar velika in nejasna naloga ne ponuja tako hitro:
občutek zaključka.
To ni nujno lenoba ali pomanjkanje motivacije.
Lahko je način, kako poskušamo v preobremenjenem sistemu ponovno ustvariti občutek nadzora.
Pretirano razmišljanje lahko preobremenitev še poveča
Nekatere obveznosti obstajajo na seznamu samo enkrat.
V mislih pa jih opravimo desetkrat.
Razmišljamo, kako bomo nekaj naredili.
Kaj bi lahko šlo narobe.
Kaj moramo povedati.
Kaj bomo naredili, če se zgodi nekaj nepričakovanega.
Nato čez eno uro isti problem ponovno odpremo.
Takrat obremenitev ne nastaja samo zaradi zunanjih nalog.
Del ustvarja tudi ponavljajoča se mentalna obdelava.
V članku Pretirano razmišljanje: zakaj ne moremo ustaviti svojih misli? sem opisal pomembno razliko med razmišljanjem, ki ustvarja nov odgovor ali naslednji korak, in razmišljanjem, ki ponovno obdeluje iste informacije.
Ko smo preobremenjeni, je ta razlika še posebej pomembna.
Naša pozornost je že omejen vir.
Ni vseeno, ali jo uporabljamo za reševanje problema ali za njegovo nenehno mentalno ponavljanje.
Zakaj nas včasih zlomi prav najmanjša stvar?
Po zahtevnem dnevu se lahko zgodi nekaj skoraj banalnega.
Nekdo postavi preprosto vprašanje.
Telefon ponovno zazvoni.
Ne najdemo ključev.
Računalnik se posodablja.
Nekaj se polije.
In naš odziv je veliko močnejši, kot bi pričakovali glede na sam dogodek.
To ne pomeni nujno, da je bila majhna stvar res velik problem.
Lahko je bila samo dodatna zahteva v sistemu, ki je že imel zelo malo prostega prostora.
Predstavljajmo si kozarec, ki je skoraj poln.
Zadnja kaplja ni ustvarila vse vode v kozarcu.
Je samo pokazala, da prostora skoraj ni več.
Podobno lahko majhna vsakodnevna frustracija razkrije, da smo bili obremenjeni že prej.
Prav temu bo namenjen naslednji članek v sklopu, kjer bomo podrobneje raziskali, zakaj nas majhne stvari včasih tako hitro razdražijo.
Kako zmanjšati občutek preobremenjenosti?
Rešitev ni vedno v tem, da postanemo še učinkovitejši.
Če imamo preveč zahtev, lahko optimiziranje vsake minute samo okrepi občutek, da mora biti vsaka minuta produktivna.
Koristneje je ugotoviti, kaj natančno ustvarja preobremenitev.
1. Prenesimo obveznosti iz glave v zunanji sistem
Zapišimo vse, kar poskušamo držati v spominu.
Ne samo velikih projektov.
Tudi majhne stvari.
Poklicati.
Kupiti.
Preveriti.
Odgovoriti.
Dogovoriti.
Ko je seznam zunaj glave, ga lahko pogledamo kot celoto.
Šele takrat lahko začnemo odločati, kaj je res pomembno.
2. Ne vprašajmo samo, kaj moramo narediti
Vprašajmo tudi:
»Česa danes ni treba narediti?«
To vprašanje je pomembno, ker preobremenjenost pogosto rešujemo samo z dodajanjem strategij.
Boljši seznam.
Boljši koledar.
Več discipline.
Hitrejše delo.
Včasih pa sistem potrebuje odvzem.
Nekaj lahko počaka.
Nekaj lahko naredi nekdo drug.
Nekaj morda sploh ni več potrebno.
3. Določimo eno naslednjo nalogo
Ko je vsega preveč, je celoten seznam lahko paralizirajoč.
Zato nam ni treba rešiti celega dneva v enem trenutku.
Potrebujemo naslednji korak.
Ne:
»Kako bom vse to naredil?«
Ampak:
»Kaj je naslednja konkretna stvar, ki jo lahko naredim?«
Ko jo dokončamo, ponovno ocenimo situacijo.
4. Zmanjšajmo nepotrebno preklapljanje
Če naloga zahteva zbranost, lahko določeno obdobje zaščitimo pred prekinitvami.
Utišamo nepotrebna obvestila.
Zapremo zavihke, ki jih ne potrebujemo.
Elektronsko pošto preverimo ob določenem času namesto ob vsakem novem sporočilu.
Podobne naloge lahko opravimo skupaj.
Cilj ni popolna izolacija.
Cilj je zmanjšati število nepotrebnih prehodov, pri katerih mora pozornost vedno znova vzpostavljati nov kontekst.
5. Ločimo pomembno od glasnega
Nekatere zahteve so pomembne.
Druge so samo zelo dobre pri pridobivanju naše pozornosti.
Obvestilo je glasno.
Telefon zazvoni.
Novo sporočilo se pojavi na vrhu zaslona.
Dolgoročno pomembna naloga pa pogosto tiho čaka.
Če dovolimo, da prioriteto določa samo intenzivnost dražljaja, bomo večino dneva reagirali.
Pomemben del upravljanja preobremenjenosti je zato zavestna odločitev, kaj si zasluži našo pozornost.
6. Določimo trenutek, ko je dela za danes dovolj
Če je kriterij za konec dneva popolnoma prazen seznam, morda nikoli ne bomo končali.
Vedno lahko naredimo še nekaj.
Zato je koristno določiti točko, ko delo zaključimo kljub temu, da življenje še ni dokončano.
Odprte naloge zapišemo.
Določimo naslednje korake.
In si dovolimo, da se dan konča.
To je povezano tudi z občutkom krivde med počitkom, ki sem ga podrobneje obravnaval v članku Občutek krivde, ko počivamo: zakaj si težko dovolimo počitek?.
Preobremenjenost ni vedno problem posameznika
Pomembno je, da odgovornosti ne prenesemo vedno samo na posameznika.
Nekatera okolja ustvarjajo preveč zahtev.
Preveč informacij.
Preveč prekinitev.
Premalo časa.
Nejasne prioritete.
Nasprotujoča si pričakovanja.
Stalno dosegljivost.
V takšnem okolju dodatna tehnika organizacije časa morda ne bo rešila osnovnega problema.
Sistematični pregled raziskav informacijske preobremenjenosti zato poleg individualnih strategij poudarja tudi strukturne pristope, povezane z organizacijo dela in informacij.
To je pomemben popravek popularnega sporočila, da mora človek samo bolje organizirati svoj dan.
Včasih se mora bolje organizirati posameznik.
Včasih pa se mora spremeniti okolje, ki od njega zahteva preveč.
Kdaj je preobremenjenosti smiselno nameniti več pozornosti?
Občasno se skoraj vsak človek znajde v obdobju, ko ima občutek, da je vsega preveč.
To samo po sebi ni znak psihološke motnje.
Pomembna postanejo trajanje, intenzivnost in posledice.
Če občutek preobremenjenosti vztraja dalj časa, pomembno vpliva na spanje, koncentracijo, odnose ali vsakodnevno delovanje, ga spremljajo izrazita tesnoba, dolgotrajna izčrpanost ali drugi zaskrbljujoči simptomi, je smiselno situacijo obravnavati širše in po potrebi poiskati ustrezno strokovno pomoč.
Prav tako ni smiselno vsake utrujenosti ali težave s koncentracijo avtomatično pripisati psihološki preobremenjenosti.
Na človekovo energijo in kognitivno delovanje lahko vplivajo tudi spanje, zdravila, druge snovi in različna zdravstvena stanja.
Vprašanje, ki lahko ustavi občutek, da moramo rešiti vse naenkrat
Ko imamo občutek, da je vsega preveč, se naš um pogosto ukvarja s celotno množico zahtev hkrati.
Takrat si lahko zastavimo tri vprašanja:
Kaj res zahteva mojo pozornost danes?
Kaj lahko počaka?
Kaj je samo naslednji korak?
Ta vprašanja ne zmanjšajo objektivne količine dela.
Lahko pa spremenijo način, kako je delo organizirano v naši pozornosti.
In prav tam se pogosto začne zmanjševati občutek kaosa.
Zaključek
Preobremenjenost ne nastane samo zato, ker imamo veliko dela.
Lahko nastane zato, ker imamo preveč odprtih zahtev.
Ker nas pogosto prekinjajo.
Ker moramo neprestano preklapljati med različnimi nalogami.
Ker prejemamo več informacij, kot jih lahko smiselno predelamo.
Ker ne vemo več, kaj je najpomembnejše.
Ali ker imamo občutek, da nad tokom zahtev nimamo dovolj vpliva.
Zato rešitev ni vedno narediti več.
Včasih moramo narediti manj stvari hkrati.
Nekaj zapisati.
Nekaj prestaviti.
Nekaj zavrniti.
Nekaj dokončati brez prekinitve.
In nekaj pustiti za jutri.
Človeška pozornost ni neskončen prostor.
Ko to sprejmemo, omejitve niso več znak osebne pomanjkljivosti.
Postanejo informacija, na podlagi katere lahko svoj dan oblikujemo drugače.
»Včasih ni vsega preveč zato, ker ne zmoremo dovolj. Preveč je zato, ker skušamo preveč stvari hkrati držati v prostoru, ki ima svoje meje. Razbremenitev se zato ne začne vedno z večjo učinkovitostjo, ampak z odločitvijo, čemu naše pozornosti danes ni treba pripadati.«
Danijel Horvat, psiholog
Nadaljujte z raziskovanjem
Če se občutek preobremenjenosti že kaže kot izrazita mentalna utrujenost, nadaljujte s člankom Duševna izčrpanost: zakaj smo utrujeni tudi po spanju?, kjer podrobneje raziskujem vpliv dolgotrajnih miselnih in čustvenih zahtev.
Če tudi po koncu obveznosti težko preidete v stanje počitka, preberite članek Notranji nemir: zakaj se težko zares umirimo?.
Če se med počitkom pojavi občutek, da bi morali biti še vedno produktivni, nadaljujte s člankom Občutek krivde, ko počivamo: zakaj si težko dovolimo počitek?.
Naslednji članek v sklopu bo Zakaj nas majhne stvari včasih tako hitro razdražijo?, kjer bomo raziskali, zakaj je naš odziv na majhen dogodek lahko veliko močnejši, kadar je psihološki sistem že obremenjen.
Več o strokovnem delu in možnostih sodelovanja najdete na strani Storitve Psihovizije.
O avtorju
Danijel Horvat, magister psihologije
Psiholog, raziskovalec in avtor. Na Psihoviziji povezuje psihološko znanje, raziskovalni pristop in praktične izkušnje ter psihološka spoznanja približuje posameznikom in organizacijam na strokoven, razumljiv in uporaben način.
Njegovo poslanstvo je pomagati ljudem bolje razumeti sebe in svoje situacije, prepoznavati ter razvijati potenciale in premagovati notranje ovire, ki jih omejujejo pri osebnem in poklicnem razvoju.
S svojim delom psihologijo približuje resničnemu življenju ter ustvarja znanje, ideje in praktična orodja, ki posameznikom pomagajo bolje razumeti sebe, sprejemati kakovostnejše odločitve, ustvarjati pozitivne spremembe ter živeti bolj zavestno, kakovostno in izpolnjeno.
V ospredju njegovega dela je prepričanje, da pravo razumevanje človeka ni samo cilj psihologije, temveč tudi izhodišče za njegov razvoj.
Viri in literatura
Kiesel, A., Steinhauser, M., Wendt, M., Falkenstein, M., Jost, K., Philipp, A. M., & Koch, I. (2010). Control and interference in task switching: A review. Psychological Bulletin, 136(5), 849–874. https://doi.org/10.1037/a0019842
Koch, I., Poljac, E., Müller, H., & Kiesel, A. (2018). Cognitive structure, flexibility, and plasticity in human multitasking: An integrative review of dual task and task switching research. Psychological Bulletin, 144(6), 557–583. https://doi.org/10.1037/bul0000144
Matthes, J., Karsay, K., Schmuck, D., & Stevic, A. (2023). Dealing with information overload: A comprehensive review. Frontiers in Psychology, 14, 1122200. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2023.1122200
Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in Cognitive Sciences, 7(3), 134–140. https://doi.org/10.1016/S1364-6613(03)00028-7